Rekisteri ja Tietosuojaseloste

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE 

Henkilötietolaki (523/99) 10 § 

Laatimispvm: 8.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Jääurheiluseura Hawks ry

1720648-6

Seutulantie 14

04410 Järvenpää

haukat.edustus@gmail.com

2. Rekisterinpitäjän  vastuuhenkilöMatti Ollikainen
2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Tero Olander

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Matti Ollikainen ja Tero Olander

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Matti Ollikainen

Jääurheiluseura Hawks ry

1720648-6

Seutulantie 14

04410 Järvenpää

haukat.edustus@gmail.com

040- 7494 717

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn

tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Sähköinen jäsenviestintä
  • Analysointi ja tilastointi
  • Palvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
5. Rekisterin pitämisen peruste

Tarvitaan toiminnan pyörittämiseen

5a. Rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia

henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
  • ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
  • palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot
  • seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
  • vakuutuksiin ja pelipasseihin liittyvät yksilöivät tiedot kuten henkilötunnus
  • matkajärjestelyihin liittyvät yksilöivät tiedot

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Tietojärjestelmät eivät ole yhteydessä rekisteriin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • julkisista järjestelmistä löytyvät tiedot

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn

henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain

seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tiedostoissa tai tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

 

Toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan

siitä, että̈ syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

 

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 15-22 mukaan:

 

- tietojen tarkastusoikeus

- tietojen korjaaminen ja poistaminen

- tietojen käsittelyn rajoittaminen

- tietojen siirto-oikeus

- vastustamisoikeus

 

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna

osoitteella:

 

Jääurheiluseura Hawks ry/ Tietosuoja

Seutulantie 14

04410 Järvenpää

tai sähköpostitse osoitteeseen haukat.edustus@gmail.com

11. Virheen oikaisu

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/1999, 29§).

 

Rekisteriasioista vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista, ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

 

Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai suullisesti rekisteriasioita

hoitavalle henkilölle ja tarvittaessa rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan.

 

Muissa tapauksissa korjaamispyyntö osoitetaan:

 

Jääurheiluseura Hawks ry/ Tietosuoja

Seutulantie 14

04410 Järvenpää

tai sähköpostitse osoitteeseen haukat.edustus@gmail.com